Cuando una dependencia cancela un contrato de TI argumentando falta de licencias, no aceptes la acusación sin revisar la evidencia. Puede que las licencias sí fueron entregadas, validadas y hasta exhibidas por la propia institución.
La defensa comienza con contrato, actas y preservación, no con una discusión sobre quién parece tener razón.
Reúne el expediente de cumplimiento
Conserva:
Relaciona bases y contrato con licencias y archivos de activación, actas de entrega-recepción, validaciones, correos de suministro y evidencia de instalación. Añade los anexos de la propia dependencia y los registros de investigación para establecer qué producto, versión y número de usuarios estaba cubierto en la fecha revisada.
Una factura puede acreditar compra sin demostrar cobertura de todos los equipos; una clave activada puede acreditar un puesto y no toda la instalación. También debes identificar qué componentes aportaba la dependencia y cuáles correspondían al contratista, sin instalar licencias nuevas para aparentar cumplimiento anterior.
En un caso real de contratación de tecnología con gobierno, la propia documentación e inventarios permitieron revisar qué licencias estaban instaladas, en qué equipos y bajo qué modalidad. La discusión dejó de ser una afirmación general sobre incumplimiento y se convirtió en una comparación entre puestos, versiones, vigencia y responsabilidades de cada parte. La dependencia también tuvo que explicar qué elementos utilizó para formular su observación.
El inventario importó porque no todos los puestos ni productos tenían la misma titularidad o condición de suscripción. Una licencia existente podía estar mal asignada; otra podía corresponder a infraestructura de la propia institución. La solución no era comprar indiscriminadamente para cerrar el conflicto, sino identificar el faltante exacto y su obligación contractual.
El proveedor debe conservar contratos, consolas, inventarios, correos del fabricante y comprobantes de adquisición, protegiendo claves privadas. El abogado revisa el procedimiento administrativo; el peritaje demuestra qué estaba instalado y con qué evidencia. Si se regulariza después, se documenta la fecha real de la corrección sin borrar la situación original. Cumplir también consiste en poder explicar el activo con precisión.
Si la dependencia aportó la licencia como anexo, eso puede contradecir la afirmación de que nunca la tuvo.
Revisa cómo se investigó la inexistencia
Que la dependencia diga “no encontramos licencias” no demuestra que no existieron.
Pregunta:
- ¿Qué equipos revisaron?
- ¿Los pusieron bajo resguardo?
- ¿Qué herramientas usaron?
- ¿Calcularon valores de integridad?
- ¿Quién participó?
- ¿Existe procedimiento replicable?
Una afirmación de inexistencia sobre equipos que nadie pudo revisar no es una investigación forense completa.
Cadena de custodia y herramientas
Si la evidencia pasó por varias instituciones, revisa si cada una preservó correctamente:
- Copias íntegras.
- Algoritmos robustos.
- Identificación de medios.
- Programas realmente forenses.
- Disponibilidad para revisión.
Una copia con algoritmo obsoleto y otra sin firma pueden dejar la trazabilidad rota por partida doble.
No confundas mala investigación con mala entrega
Puede que la licencia no esté instalada y, aun así, haya sido suministrada conforme al contrato. La obligación debe compararse con lo que se pidió: entregar licencia, instalarla o mantenerla activa.
No dejes que una revisión deficiente cambie el objeto del contrato.
La licencia debe compararse por producto, versión y puesto
Un expediente de licenciamiento de software o cumplimiento de contrato TI necesita inventariar qué se instaló, para cuántos usuarios y bajo qué modalidad. Suscripciones, OEM, volumen y código abierto no se acreditan de la misma forma. El proveedor debe preservar activaciones y entregas; el abogado debe separar obligaciones de la dependencia y del contratista. No se instalan claves después para aparentar cumplimiento histórico ni se divulgan credenciales de licencia en el expediente público.
Inventaria qué licencia exigía cada componente
Relaciona anexos, entregables, equipos, usuarios, versiones y tipos de licencia. No todas las licencias se acreditan con una caja o una clave impresa: pueden existir contratos de suscripción, asignaciones por volumen, licencias de fabricante o componentes abiertos con obligaciones específicas.
Conserva cotizaciones, facturas, certificados, correos del proveedor, consolas de administración y reportes de activación. Documenta fechas de vigencia y número de puestos. Una licencia válida para una versión o un número de usuarios no necesariamente cubre toda la instalación.
Revisa qué componentes eran aportados por la dependencia y cuáles por tu empresa. La falta de una licencia que otra parte debía proporcionar no puede presentarse sin más como incumplimiento tuyo. También reconoce cualquier omisión real y documéntala para corregirla.
Preserva imágenes de los sistemas entregados y registros de instalación antes de actualizar o sustituir software. No instales claves nuevas para aparentar que siempre estuvieron ahí. Si regularizas después, registra la fecha y separa la situación original de la corrección.
Solicita el detalle técnico del acta o resolución: qué producto, versión, equipo y fundamento se revisó. Una frase general sobre licencias no permite verificar el hallazgo. La defensa debe comparar ese inventario con el contrato y la evidencia de entrega; la consecuencia de la cancelación corresponde al análisis administrativo y jurídico, no únicamente al técnico.
